9 Artikel Fakturierung einrichten

Automatisierte Sponsorenrechnungen

Erste Schritte Damit die Sponsorenrechnungen automatisch in Ihren Rechnungsentwürfen erscheinen, müssen zunächst ein paar Einstellungen vorgenommen werden. In den Sponsorenleistungsdetails sollte natürlich ein Zahlungsplan hinterlegt sein. In den Einstellungen der Fakturierung unter „Standardwerte für Sponsorenrechnungen“ legen Sie fest, wann die Rechnungsentwürfe automatisch erstellt werden sollen. Danach kommen die üblichen Einstellungen für Rechnungen (Einleitungs- und Abschlusstext,…

Mitgliederausweis / Rechnungslayout mit individuellen Datenfeldern

Wenn Sie mit der Rechnung einen Mitgliederausweis verschicken möchten, können Sie dies über die „Textblöcke“ im Rechnungslayout erreichen. Für den Druck gibt es spezielles, vorgestanztes Papier (z.B. dieses hier). Selbstverständlich können Sie dies auch nutzen, wenn Sie aus anderen Gründen weitere Kontaktfelder auf der Rechnung platzieren möchten. Wo? Diese Funktion finden Sie unter Finanzen –…

Geplante / Wiederkehrende Rechnungen

Sie können einzelne oder wiederkehrende Rechnungsläufe im Voraus als Auftrag erfassen, so dass sie zum gewünschten Zeitpunkt automatisiert erstellt werden. So müssen Sie nicht jedes Jahr aufs Neue überlegen, wann die Mitgliederbeiträge, Lizenzen etc. in Rechnung gestellt werden sollen. Auch können Monats-, Quartals- oder Halbjahresrechnungen erstellt werden, welche sich insbesondere für die bequeme Verrechnung von…

Abweichender Rechnungsempfänger / Alias

In manchen Fällen ist der Adressat einer Rechnung ein anderer als der Nutzniesser. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Firma oder das Sozialamt die Rechnungsbegleichung übernimmt. In anderen Fällen kann es sein, dass die Haushaltsverbindungen für eine korrekte Anschrift nicht ausreichen, z.B. bei Wohngemeinschaften oder anderen Konstellationen. Damit auch in diesen Fällen der…

Die ersten Schritte

Um Rechnungen oder Mahnungen zu erstellen, müssen zunächst einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Als ersten Schritt empfiehlt es sich, die verwendeten Finanzinstitute einzutragen und ggf. Einstellungen für die Verwendung mit ESR-Schein (ESR: Einzahlungsschein mit Referenznummer) vorzunehmen. Um Rechnungen mit ESR-Schein ausdrucken zu können, muss das Verfahren zunächst bei der zuständigen Bank oder Post beantragt werden. Unter…

Rechnungslayout

Im Menü Layout wird das Aussehen der späteren Rechnung festgelegt. Es können verschiedene Layouts angelegt und bei der späteren Rechnungsstellung bequem ausgewählt werden. Ein Standardlayout ist bereits vom System vorgegeben und kann nach eigenen Wünschen angepasst werden. Im weiteren Schritt können neue Layouts erstellt oder vorhandene bearbeitet werden. Bearbeiten: Wenn Layouts bearbeitet werden, wirken sich…

Druckkorrektur

Vorweg: Es können nur Rechnungen ordentlich gedruckt werden welche für den Postversand vorgesehen sind und diese sind im Versandzentrum. Bei Vorschau-Ansichten und E-Mail-Rechnungen kommt es zu Fehlern im Druck, da diese nicht für den Versand vorgesehen sind. Tipp: Bitte weisen Sie Ihre Mitglieder daraufhin, ihre Rechnungen per Post anzufordern, wenn sie mit ESR-Schein bezahlen wollen und…

Mehrwertsteuer

In den Einstellungen für die Mehrwertsteuer kann festgelegt werden, ob der Verein mehrwertsteuerpflichtig ist. Falls das der Fall ist, kann hier die Mehrwertsteuernummer hinterlegt werden. Für die Verrechnungsart der mehrwertsteuerpflichtigen Artikel gibt es zwei Möglichkeiten: Inklusive: Die Mehrwertsteuer ist bereits im Preis, welcher auf dem Artikel definiert ist, enthalten. Exklusive: Die Mehrwertsteuer wird zusätzlich zum…

Finanzinstitut und ESR

Im Finanzinstitut werden die vom Verein geführten Banken und Postbanken mit ihren Daten hinterlegt und dabei ausgewählt, um welche Art Konto es sich dabei handelt. Dabei kann zwischen Bankguthaben, Postguthaben und Kasse ausgewählt werden. Um Rechnungen auf Einzahlungsscheinpapier mit Referenznummern drucken zu können, muss zunächst ein entsprechender Antrag bei der Bank/Post gestellt werden. Die vom…