Der perfekte SATUS Verein

Dies ist eine Kurzdokumentation mit vielen Beispielen, damit ein Verein „seinen Verein“ perfekt aufsetzen kann. Die Beispiele kommen aus dem Verein SATUS Gränichen.

Aufbau Lösung Fairgate

Die Lösung ist in verschiedene Module aufgebaut.

  • SATUS Module = Gratis für Vereine
  • Fairgate Module = Günstige Konditionen zu kaufen

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 Mehr unter: www.fairgate.ch

Warum diese Lösung

Die Mitarbeiter der Firma Fairgate sind Spezialisten für Vereinslösungen. Das Abbilden von Vereinsanliegen ist ihre Spezialität. Der Verein erhält eine komplett eigene Vereinssoftware für seine individuellen Bedürfnisse. Die Einführung einer übergreifenden Vereins-/Verbandslösung wie Fairgate dies darstellt hat für viele einen Nutzen.

Nutzen für Vereine

  • Ein gesamtes Paket mit allen Vereinsfunktionen aus einer Hand
  • Neuste Technologie und überall verfügbar (zu Hause, in der Halle, auf dem Tablet, auf dem Smartphone)
  • Keine ETAT Meldungen mehr
  • Kontaktdaten überall verfügbar
  • Von Kostenvorteilen profitieren
  • Alle Vereinsfunktionäre habe immer die gleiche aktuelle Mitgliederübersicht
  • Der Verein profitiert von stetigen Weiterentwicklungen der Lösung und von Ideen und Innovationen anderer Verbände.
  • Durchschnittlich spart jeder Fairgate Kunde 30-50% administrativen Aufwand.
  • Daten werden täglich sicher auf Server in der Schweiz gesichert

Nutzen für Sportregionen

  • Übersicht über alle Vereine – Welche Vereine gibt es in meiner Sportregion
  • Wer sind die wichtigen Personen in den Vereinen – Vorstand, Leiter, J&S Coach
  • Kommunikation über Kurse und Ausbildungen an die richtigen Personen
  • Einfache Kursadministration → die Daten der Teilnehmer sind schon aktuell vorhanden
  • Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten über die Besuche der Schulungen
  • Immer aktuelle Adressen

Nutzen für Verband

Satus ist der erste Verbandskunde und das Modul wurde auf die Bedürfnisse des Verbandes ausgerichtet.

  • Übersicht über alle Sportregionen und Vereine
  • Vereinfachung Administration / Verrechnungen
  • Ganzheitliche Sicht auf „Wie viele Mitglieder gibt es / welche Sportarten betreiben sie
  • Wer sind die wichtigen Personen in den Vereinen – Vorstand, Leiter, J&S Coach
  • Kommunikation über Kurse und Ausbildungen an die richtigen Personen
  • Basis für Versand Verbandszeitschrift, Informationen und Newsletter an Mitglieder
  • Bessere Auswertungsmöglichkeiten

Nutzen für Sponsoren

  • Durch Vertrag mit Sportregion oder Verband können sie ihre Marke in allen Vereinen bekannt machen (Homepage / Newsletter)
  • Der Verein oder Verband kann auf Wunsch des Sponsors konkrete Informationen weitergeben

Warum nicht auf der eigenen Lösung bleiben?

Oft ist es bequem die eigene Vereinslösung zu behalten. Kontakte sind erfasst, Homepage ist erstellt, die Fakturierung funktioniert ebenfalls wunderbar. Warum dann umsteigen?

Zusammenarbeit mit anderen – Profitieren von anderen

Eure Lösung ist heute eine Lösung für euren Verein. Der SATUS besteht aber aus Sportregionen und Verband. Die Zusammenarbeit untereinander muss gefördert werden, Synergien untereinander sind zu nutzen. Ideen von anderen Verbänden und Vereinen können auch den SATUS weiterbringen.

Support

Der Support über SATUS Schweiz ist kostenlos gewährleistet (support@satus.ch). Ebenfalls sind die Updates der Verbandsmodule jeweils kostenlos für die Vereine. Hinter SATUS Schweiz steht die Firma Fairgate mit einem Top Support.

Vereins-/Region-/Verbandscockpit

Die Fairgate Lösung bietet als Einstieg ein Cockpit welches dem Administrator erlaubt einen groben überblick über seinen Verein-/Sportregion-/Verband zu bekommen. Ab Version 4.03Bildschirmfoto 2015-03-31 um 20.48.18

Modul Kontaktverwaltung

Kontakte erfassen

Neuen Kontakt erfassen unter Kontakte und Auswahl „Kontakt erstellen“.

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Nach Auswahl „Kontakt erstellen“ Privatperson oder allenfalls Firma wählen und Muss-Felder (sind mit * gekennzeichnet).

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Erfassung abschliessen mit „Änderungen speichern“ wählen zuunterst auf der Seite (herunterscrollen).

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Wenn alles ausgefüllt ist, schliesst Eingabemaske, wenn nicht alle Muss-Felder gepflegt sind, erscheint zuoberst eine Fehlermeldung.

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Bei dieser Fehlermeldung alle Roten Felder mit „Erforderlich“ ergänzen.

Neben vielen persönlichen Feldern und vereinsinternen Feldern gibt es auch Angaben, welche für den SATUS Verband bzw. die Sportregion wichtig sind.

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Den oberen Teil der Seite auch anzeigen, damit man weiss, wo man im Programm gerade ist!

Neben vielen persönlichen Feldern und vereinsinternen Feldern gibt es auch Angaben, welche für den SATUS Verband bzw. die Sportregion wichtig sind.

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Bild: Zeigt die Felder, welche für SATUS Schweiz (Verband) wichtig sind.

 Stufe SATUS Schweiz (Verband)

Verbandsehrenmitglied: Wird durch die Delegiertenversammlung ernennt

Verbandsveteran: nach 25 Jahren Mitgliedschaft bei SATUS Schweiz

J+S Coach: nach der entsprechenden Schulung durch J+S für den Verein die Administrationsverantwortliche in Bezug auf J+S und J+S Kids

Stufe SATUS Sportregion

Die benötigten speziellen Funktionen werden noch in Absprache mit den Sportregionen aufgebaut.

Mitgliedschaften

Ein Mitglied ist nur dann korrekt eingetragen, wenn die Mitgliedschaft auf grün steht.

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Symbol vor Mitglied erscheint grün

Ein Mitglied erscheint in verschiedenen Farben je nach Mitgliedschaft.

  • Verbandsmitgliedschaft rot
  • Vereinsmitgliedschaft grün
  • Sonstiges Mitglied grau

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Alle Mitglieder, welche noch grau sind, müssen unter Kontakt bearbeitet werden und bei der Mitgliederkategorie in die entsprechende Kategorie eingeteilt werden (Aktiv, Passiv, Gönner, Abonnent).

Wichtig: Die Verbandsbeiträge werden nur für die Mitglieder erhoben, welche als AKTIV gemeldet sind.

Der SATUS Verband gibt Mitgliedschaften vor. Dies sind:

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Verbandsmitgliedschaften

Aktiv: Dem Verband gemeldete Mitglieder

Passiv: Passive Mitglieder = Mitglieder, welche Interesseam SATUS haben, jedoch nicht mehr aktiv im Verein turnen. Bei Bedarf können diese Mitglieder für Anlässe durch den Verein aufgeboten werden.

Gönner: Gönner welche den Verein finanziell unterstützen (Nicht Verband gemeldet)

Abonnent: Personen, welche nur das Sportmagazin abonniert haben und dies selbst bezahlen.

Vereinseigene Mitgliedschaften

Offen: Durch den Verein erfasste Mitgliedschaft. Beschreibung frei. In diesem Beispiel alle welche noch nicht einer offiziellen Kategorie zugeordnet werden konnte. (weil neu, nicht aufgenommen etc.)

SATUS Rollen

Primäre Sportarten

Der SATUS Verband gibt die primären Sportarten vor. Alle Mitglieder müssen einer primären Sportart zugewiesen werden. Bei Mitgliedern, welche eine Lizenz in einer Sportart gelöst haben, ist die entsprechende Sportart auszuwählen.

Unter ANDERE sind alle Personen einzutragen, welche Passiv sind oder im Moment in keiner Gruppe turnen.

Grund: Mit der Zuweisung ist es der SATUS Verband oder der Sportregion möglich zu sehen welche und wie viele Mitglieder in welchen Sportarten aktiv sind. Dies hilft Ausbildungen festzulegen, Anlässe zu planen oder einfach eine primäre Sportart anzuschreiben (Mail / Newsletter etc.)
Bei einer Lizenzrückerstattungsantrag sind nur Personen berechtigt, die einerseits Mitglied des jeweiligen Vereins und auch in der entsprechenden Sportart eingetragen sind.

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Bild: Zeigt eine Auswahl die vom Verband vorgegebenen primären Sportarten

Sonst. Vereinsfunktionen

Sonstige Vereinsfunktionen sind Rollen, welche oft in den Vereinen vorkommen und ebenfalls einem Mitglied zugewiesen werden sollte.

Grund: Mit der Zuweisung ist es der SATUS Verband oder der Sportregion möglich zu sehen wer in dieser Rolle tätig ist. Dies hilft Ausbildungen festzulegen und Anlässe zu planen.


Bildschirmfoto 2015-03-18 um 10.29.40Finanzen II:
Neben der Funktion Kassier oder Finanzen im
Vorstand, gibt es oft noch einen weiteren Finanzverantwortlichen.
Bsp. Für alle Anlässe etc.
Fähnrich: Das Ehrenamt schlechthin.
Materialwart: Derjenige welche für alle Sportgeräte, Festbänke
zuständig sind.
Revision: Der Revisor ist für die Revision der Jahresrechnung /
GV Protokoll zuständig.
Hauptleitung: Hier können alle Hauptleiter eingefügt werden und
sind so über alle Riegen sichtbar. Wenn ein Verein keine Riegen
erfasst hat, dann ist hier der einzige Ort, wo Hauptleiter angezeigt
/zugewiesen werden können.
Hilfsleitung: Damit die Sportregionen und auch der SATUS Schweiz als Verband die Leitenden konkret für Kurse und Ausbildungen kontaktieren kann, ist es unerlässlich, dass diese Funktionen in der entsprechenden Rolle zugeteilt werden. Wir bitten die Vereine diese Zuteilung umgehend vorzunehmen. Dies kann auch aus den bisherigen Riegenfunktionen erfolgen.

 

 

Bild: Zeigt die vom Verband vorgegebenen sonstigen Vereinsfunktionen

SATUS Magazin

Das SATUS Magazin, respektive seit 1.1.2015 das Verbandsmagazin Swissfit kann nur zugestellt werden, wenn die entsprechende Zuteilung erfolgt ist. Die Mitglieder einfach auf die entsprechende Kategorie ziehen. Die Zuteilung ist wie folgt vorzunehmen:

image034Alle aktiven Mitglieder ab 16 Jahre erhalten das Magazin = JA

Alle Verbandsehrenmitglieder SATUS Schweiz erhalten
das Magazin = GRATIS

Alle übrigen Mitglieder, welche das Magazin auch gerne
erhalten möchten  = ABO
Dies wird jedoch dem Verein einmal im Jahr in Rechnung gestellt.
Kostenpunkt pro Mitglied Fr. 30.00

Alle Mitglieder unter 16 Jahren und Passivmitglieder = NEIN

Erstellen von Riegen

Die Erstellung der Riegen ist nicht zwingend sofort zu erstellen. Es ist aber eine Grundvoraussetzung für weitere Fairgate Module. Der Aufbau der Riegen ist durch die Vereine selbst aufzubauen.

Mehrwert: Durch den Aufbau der Riegen können später weitere Fairgate Module darauf aufbauen.

  • Das Intranet / Homepage Modul kann alle Mitglieder einer Riege zeigen.
  • Das Kommunikationsmodul erlaubt Newsletter / E-Mail Sendungen an Riegen.
  • Das Modul Dokumente ermöglicht das Ablegen von Dokumenten für eine oder alle Riegen
  • Etc

Aufbau

  • Riegenkategorie (Aktive, Jugend)
    • Riege (Frauen, Jugi Mädchen, Jugi Knabne etc.)
      • Funktion (Hauptleiter, Hilfsleiter, Teilnehmer, etc. )

Riegenkategorien

Es sollten mindestens 2 Kategorien erstellt werden. Dies auch wenn ein Verein keine Jugend oder Aktive Riegen mehr aufweist.

image037Aktive (Unterhalb dieser Kategorie sind alle aktiven Riegen – Bsp. Frauen, Männer etc)

Jugend (Unterhalb dieser Kategorie sind alle Jugend Riegen. Bsp. Jugi Mädchen etc.)

 

 

 

 

 

 

Riegen

Innerhalb der Riegenkategorien sind die entsprechenden Riegen zu erstellen.

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Bild: Beispiel der Aktiv Riegen und der Jugend Riegen

Funktionen

Unterhalb einer Riege gibt es Funktionen. Diese haben für alle erstellten Riegen Gültigkeit.

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WICHTIG:

Die drei ersten Funktionen sollten für alle Vereine genau gleich erstellt werden.

  • Hauptleiter (Jede Riege hat meistens nur einen Hauptleiter)
  • Hilfsleiter (Jede Riege hat 0 bis N Hilfsleiter)
  • Teilnehmer (Jede Riege hat 0 bis N Teilnehmer)

Weitere Funktionen können durch einen Verein hinzugefügt werden.

Wenn dies alles richtig erfasst wurde, dann kann ein Mitglied einer Kategorie / Riege und Funktion zugewiesen werden.

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Bild: Ein Mitglied wird einer Riegenkategorie / Riege und einer Funktion zugewiesen.

 

 Erstellen von Arbeitsgruppen

Im Verein können Arbeitsgruppen definiert werden. Dies sind Gruppen von Mitgliedern, welche in einem Thema zusammenarbeiten. Bsp: Vorstand, Lotto, Turnerabend, etc. Die Funktion Arbeitsgruppe kann aber auch genutzt werden um eine spontane Gruppe zu erstellen. Dies kann z.B ein Veteranentag, eine Generalversammlung, eine Bergtour sein.

Der Mehrwert von Arbeitsgruppen ist die spätere Nutzung in anderen Modulen.

  • Dokumentenablage für eine spezifische Arbeitsgruppe
  • Etc.

Arbeitsgruppe Vorstand

Die Lösung gibt eine Arbeitsgruppe fix vor. Dies ist der Vorstand. Weitere Arbeitsgruppen sind durch den Verein selbst zu erstellen. Wie auch bei den Riegen muss bei Arbeitsgruppen Funktionen erstellt werden.

Diese Funktionen sind für die Sportregion und den Verband sehr wichtig, da mit dieser Zuteilung die richtigen Personen zu den entsprechenden Fragen kontaktiert werden können. Mühsames weiterleiten und Zeitverzögerungen entfallen.

Bei der Arbeitsgruppe Vorstand sind die Funktionen vorgegeben:

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Beispiel die Arbeitsgruppe Vorstand. Das SATUS Logo zeigt, dass die Funktionen durch den Verband vorgegeben wurden.

Der Verein ist aufgefordert, den Vorstandfunktionen den entsprechenden Mitgliedern zu zu- weisen.

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Beispiel: Wie ein Mitglied der Arbeitsgruppe Vorstand und der Funktion Beisitzer zugewiesen werden kann

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Bild: Sind alle Vorstandsfunktionen den Mitglieder zugewiesen, dann kann dies entweder unter der Arbeitsgruppe oder unter SATUS „Verein“ / Vorstand angezeigt werden.

Weitere Arbeitsgruppen

Bei weiteren Arbeitsgruppen können die Funktionen selbst bestimmt werden. Hier das Beispiel der Abendunterhaltung

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Bilder: Verschiedenste Arbeitsgruppen und die Arbeitsgruppe Abendunterhaltung mit diversen Funktionen

Kontakt- und Spaltenfeld

Kontaktfeld

image060Dieses Symbol dient zur Erfassung von neuen Mitgliedern, der Zuweisung in die einzelnen Sparten und auch für den Export. Beim Export wird eine Excel-Datei erstellt. Mit dieser Datei können anschliessend Etiketten, Serienbriefe etc. erstellt werden.

image062Dieses Symbol erscheint, wenn eine Person ausgewählt wird. Auch hier stehen wieder verschiedene Möglichkeiten für die Zuweisung und den Export zur Verfügung.

image064Dieses Symbol erscheint, wenn mehrere Personen ausgewählt werden. Dieselben Funktionen stehen auch hier wieder zu Verfügung. Wenn mehrere Personen einer Sparte, Riege, etc. zugewiesen werden sollen, kann dies mit einem Klick für alle Personen erfolgen.

Spaltenfeld

image066Bei diesem Symbol stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

 

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«Spalten…»

Hier ist die Auswahl über sämtliche Möglichkeiten für die Auswahl der Felder. Mit einem Anklicken auf das + Symbol wird dies automatisch in die Auswahl übernommen. Sämtliche ausgewählte Felder erscheinen anschliessend auf der Übersicht.

«10 Zeilen»

Mit dieser Auswahl kann die Übersicht über die Anzahl der Zeilen bestimmt werden. Wichtig: wenn etwas sortiert wird, wird dies nur über die Anzahl der ausgewählten Zeilen sortiert. Unsere Empfehlung: auf 200 Zeilen festlegen.

«Filter»

Hier können verschiedene Auswahlen getroffen werden (z.B. eine Alterskategorie einschränken). Genaue Erklärungen finden sich unter der Hilfe des Programms.

«Bearbeitungsmodus»

Mit der Aktivierung des Feldes können direkt auf der Übersicht Anpassungen vorgenommen werden (z.B. Adressänderung, etc.)

Kontaktübersichtsseite

Damit ihr bei der täglichen Arbeit auch jeweils alle Kontaktfelder sieht, welche ihr braucht müsst ihr unter Kontakte/Kontaktübersichtsseite die Felder zur Ansicht aktivieren. (Schalter auf ein)

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Modul Kommunikation

Das Kommunikationsmodul baut auf der Kontaktverwaltung auf. Je besser ihr eure Kontaktverwaltung eingerichtet habt, desto grösser ist der Nutzen in der Kommunikation.

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Die Kommunikation besteht aus „Einfach E-Mail“ und „Newsletter“ Versand. Der Aufbau des Modules ist einfach und in vielen Bereichen selbstsprechend.

Empfängerlisten

Die Empfängerlisten sind eines der Hauptbausteine des Modules. Sie greifen voll auf die Kontaktverwaltung zurück. Desto konsequenter die Kontaktverwaltung aufgebaut ist, desto einfacher können Verteilerlisten erstellt werden.

Beispiele können sein:

  • Empfängerliste Alle Frauenriegen (Siehe Erstellung Riegen in der Kontaktverwaltung)
  • Empfängerliste Arbeitsgruppe Abendunterhaltung (Siehe Erstellung Arbeitsgruppe in der Kontaktverwaltung)

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Modul Dokumente

Im Modul Dokumente können Dokumente (Word, Powerpoint, Excel, PDF etc.) in der Fairgate Lösung abgelegt/hochgeladen werden. Diese Dokumente stehen dann definierten Gruppen zur Verfügung.
Wichtig: Das Modul Dokumente  ist vor allem für die Publikation von Dokumenten gedacht. Sie ist keine „Collaboration Plattform“ wie dies Dropbox, Google Drive oder SharePoint ist. Wenn ihr in eurem Verein also intensiv gemeinsam an Dokumenten arbeitet, dann empfiehlt es sich auf eine der oben genannten Programme zu gehen. Wenn ihr jedoch nur vereinzelt Dokumente zusammen bearbeitet und es vor allem zum anzeigen von Dokumenten nutzt, dann ist es genau das richtige.

Innerhalb eines Vereins, Sportregion oder Verband

  • Dem Verein – Dokumente für alle Mitglieder des Vereins
  • Der Arbeitsgruppe – Mitglieder einer definierten Arbeitsgruppe , aller Arbeitsgruppe, oder ausgewählten Arbeitsgruppen
  • Der Riege – Mitglieder einer definierten Riege, aller Riegen oder einer Auswahl von Riegen (Bsp. nur Jugend)

Außerhalb des Vereines

  • Der SATUS Verband kann Dokumente für einen, mehrere oder alle Sportregionen, Vereine ablegen.
  • Die Sportregion kann Dokumente für einen, mehrere oder alle Vereine ablegen

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Dokument hochladen

Einem Dokument wird immer in eine zuvor erstelle Dokumentenkategorie hochgeladen. Das Dokument sollte einen sprechenden Namen haben und eine Beschreibung. Wenn das Dokument für alle Kontakte auch sichtbar sein soll, dann empfiehlt es sich das Dokument als „Sichtbar für Kontakt = Ein“ zu speichern. Dies führt dazu, dass ein Mitglied im Intranet das Dokument angezeigt erhält.

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Bild: Dokument wird im Intranet Teil für das Mitglied angezeigt.

 

Modul Intranet

Das Intranet Modul ist sicherlich eines der Highlights der Fairgate Lösung. Jetzt wird die Zusammenarbeit innerhalb des Vereins wirklich einfach. Jedes Verbands-/Sportregion-/Vereinsmitglied kann jetzt Fairgate nutzen und im internen Bereich arbeiten (sofern die Berechtigung erteilt wird)

  • Seine Kontaktdaten selbst ändern
  • Dokumente seiner Riege/Arbeitsgruppe anschauen
  • Ein Foto von sich hochladen
  • Eine Nachricht an ein Arbeitsgruppen / Riegenmitglied (Seine Riege) senden
  • Ein Nachricht an alle Arbeitsgruppen / Riegenmitglieder senden
  • Eine Unterhaltung mit einem Mitglied / einer Arbeitsgruppen / einer Riege beginnen
  • Sieht auf einen Blick wer sind seine Gspännli in seinen Arbeitsgruppen / Riege/n
  • Sieht die Geburtstage seiner Riege/n oder Arbeitsgruppen
  • etc-

Auch für dieses Modul gilt. Wenn ihr euren Verein sauber aufgebaut habt, sprich Mitglieder Riegen und Arbeitsgruppen zugeteilt habt, dann könnt ihr schon sehr schnell mit dem Modul arbeiten.

Rechte für Mitglieder einrichten

Bevor ihr das Intranet Modul für eure Mitglieder freigebt solltet ihr die Rechte der Lösung etwas anpassen. Welche Felder darf ein Mitglied nach dem Zugriff selbst ändern? Auswahl Kontaktfelder / Interner Bereich.

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Für jedes bestehende Feld kann ausgewählt werden was das Mitglied darf uns was nicht. (Achtung: Diese Einstellungen gelten nur für den internen Bereich und nicht für die eigentliche Kontaktverwaltung wo Administratoren und deren Rechte festgelegt werden.)

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Verfügbarkeit für Kontakt selber

  • Änderbar = Mitglied kann selbst Mutation vornehmen
  • Sichtbar = Mitglied sieht nur was im Feld steht, kann aber nichts ändern
  • Nicht verfügbar = Mitglied sieht das Feld nicht.

Verfügbarkeit für Gruppenadministratoren (Jede Riege, Arbeitsgruppe kann einen bis mehrere Gruppenadminstratoren haben. Oftmals wäre dies der Hauptleiter oder der OK Chef)

  • Änderbar = Administrator kann selbst Mutation vornehmen
  • Sichtbar = Administrator sieht nur was im Feld steht, kann aber nichts ändern
  • Nicht verfügbar = Administrator sieht das Feld nicht.

Sichtbarkeit für andere Kontakte

  • Alle Kontakte = Alle Kontakte können das Feld und den Eintrag im internen Bereich sehen
  • Gruppenmitglieder = Nur die Kontakte welche in der gleichen Gruppe wie das entsprechende Mitglied (Riege oder Arbeitsgruppe) können das Feld und den Eintrag sehen.
  • Keine =Niemand sieht dieses Feld bzw. den Eintrag im internen Bereich.

Änderung erfordert Bestätigung

Dies ist eine wirklich nützliche Funktion. Wenn ihr dies angeklickt habt, dann muss „jemand“ die Änderungen bestätigen. Dies gibt euch die Gewähr, dass eure Kontaktverwaltung in einem qualitativ guten Zustand bleibt. Bedingt aber auch, dass der Verantwortliche welcher bestätigen muss, dies zeitnah durchführt!

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Anstehende Bestätigung mit Uhr.

 

 

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Mehr dazu findet ihr auch im Online Handbuch. http://handbuch.fairgate.ch/739

 

Riegen/Arbeitsgruppen Admin festlegen

Damit ihr das Intranetmodul auch breit nutzen könnt empfiehlt es sich für eure Riegen bzw. Arbeitgruppen sogenannte Administratoren festzulegen. Diese können dann für ihre Riege / Arbeitsgruppe selbständig arbeiten. Ein Mitglied kann in 1 bis X Riegen-/Arbeitsgruppen Administrator sein. In der Regel ist ein Riegenadministrator der Hauptleiter der Riege. Eine Person kann dabei 1 bis X riegen als Administrator betreuen. Das gleiche gilt überigens auch für Arbeitsgruppen Administratoren. Diese können:

  • Riegen-/Arbeitsgruppen Mitglieder aufnehmen
  • Riegen-/Arbeitsgruppen Mitglied aus der Riege / Arbeitsgruppe entfernen.
  • Neue Riegen-/Arbeitsgruppen Mitglieder erstellen
  • Angaben eines Mitgliedes dieser Gruppe bearbeiten. (Siehe dazu oben Verfügbarkeit für Gruppenadministratoren) festlegen.

Die Einstellung nehmt ihr auf dem einzelnen Kontakt unter „Benutzerrechte“ vor.

Dabei wird unterscheiden zwischen „Verwaltung“ und „Intern“.

 

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Bild: Intern

 

Zusätzliche Riegenadministratoren

Ein Riegenadministrator kann später weitere Riegenadministratoren festlegen. Dazu geht er im Intranet Teil auf Riegenmitglieder und wähl Benutzerrechte aus. Dort kann er dann zusätzliche Mitglieder seiner Riegen zum Administrator machen.

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Riegen Bereiche festlegen

Ein Mitglied kann standardmässig für seine Riege-/Arbeitsgruppe berechtigt und kann dort seine Mitglieder sehen, Dokumente ansehen oder im Forum mitdiskutieren. Sobald ein Mitglied auch in anderen Bereichen Zugang haben soll dann muss dies über Riegen-/Arbeitsgruppen Bereiche festlegen angewählt werden.

Euren Verein berechtigen

Sobald ihr nun die Berechtigungen nach eurem gusto gesetzt habt seid ihr bereit euren Verein auf das Interanet los zu lassen. Dazu müsst ihr nur folgendes machen.

E-Mail an eure Mitglieder

Sendet aus dem Kommunikationsmodul ein E-Mail an alle eure Mitglieder, welche auf das Intranet Zugriff haben sollen. (Dazu nehmt ihr am besten eine Empfängerliste welche ihr definiert habt bsp. Alle Aktiv Mitglieder, alle Mitglieder über 16 Jahre etc.). Damit ihr das E-Mail an alle Mitglieder senden könnt, müssen alle Mitglieder E-Mail Adressen auch erfasst sein. Im E-Mail erklärt ihr kurz um was es geht und kopiert den Link auf euer Fairgate dazu. Würde dann so aussehen:

Lieber xy,
ab sofort hast du Zugriff auf unsere Vereinssoftware Fairgate. Darüber kannst du deine Adressdaten ändern, kannst die Geburtstage aller Mitglieder sehen, kannst eine Meldung an deine Riegen oder an Personen aus dem Verein senden oder kannst Themen im Forum diskutieren. Des weiteren sieht du Dokumente welche für dich abgelegt wurden. Gehe wie folgt vor:
1. Klick auf den Link: mein.fairgate.ch/xxxxxxxxxxxxx (Wobei xxxx der Verein ist bsp: mein.fairgate.ch/satus-graenichen)
2. Klick auf „Erstmaliger Login“ um dich erstmals bei der Lösung anzumelden.

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3. Du musst nun deine E-Mail Adresse zur Überprüfung eingeben. Wichtig: Du musst zwingend die E-Mail Adresse eingeben welche bei Fairgate hinterlegt ist. Dies ist diejenige auf welche du dieses E-Mail bekommen hast.)

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4. Klick auf absenden. Einige Minuten später solltest du eine E-Mail von Fairgate in deiner Inbox deines E-Mails haben. Wenn nichts kommt schau unter „Spam“ nach. Das E-Mail sieht dann so aus.

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5. Klick auf den Link im E-Mail um dein Passwort zu setzen. Wichtig setze ein gutes und sicheres Passwort.

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6. Klick auf Absenden. Danach bist du schon das erste mal in der Fairgate Lösung „Intranet“ eingeloggt und deine Arbeit kann beginnen.

 

Nachrichten verfassen

In der Online Hilfe ist nun gut beschrieben wie ihr Nachrichten verfassen könnt. http://handbuch.fairgate.ch/721

 

Modul Sponsoren

Dieses steht den SATUS Vereinen zu einem günstigen Preis zur Verfügung. Aufschaltung des Modules über die SATUS Geschäftsstelle oder direkt über Fairgate.

Einen Sponsor erstellen

Infos dazu findet ihr hier: http://handbuch.fairgate.ch/692

Einem Sponsor Leistungen zuweisen

Infos dazu findet ihr hier: http://handbuch.fairgate.ch/697

Tipps uns Tricks

Sponsoren Logos
Einen Sponsor zu haben ist schön, diesen zu pflegen ist oft mühsam. Er möchte von euch ja auch Leistungen für sein Engagement. In der Sponsorenverwaltung von Fairgate könnt ihr die Sponsoren in Kategorien eure Kategorien unterteilen. Ihr könnt den Sponsor aber auch mit einem Firmenlogo und einem Werbebanner versehen. Diese können kann dann unter anderem im Newsletter, auf der Webseite anzeigen lassen.
Firmenlogo: Offizielles Logo der Firma
Werbebanner: Kann das offizielle Logo der Firma sein, kann aber auch anders aussehen als das Firmenlogo. Ev. Werbeflyer etc. Der Werbebanner übersteuert das Firmenlogo
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Sponsoren im Newsletter
Wenn ihr den Newsletter als regelmässiges Instrument für interne und externe Kommunikation nutzt, dann habt ihr mit dem Sponsoren Modul nun auch die Möglichkeit die Sponsoren in euren Newslettern sichtbar zu machen und so dem Sponsor eine Plattform zu bieten, sich präsentieren zu können. Wenn ihr die Internetseite des Sponsors bei den Kontakten auch noch erfasst habt, dann kann beim Klick auf das Logo direkt auf die Homepage des Sponsors gesprungen werden. Unterschätzt nicht diese Möglichkeit nicht, ist es ein fiter Sponsor wird er merken, wer Kundschaft auf seine Homepage gebracht hat.
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Eure Sponsoren mittels Newsletter anschreiben:
Sponsoren müssen gepflegt werden! Egal ob ihr Engagement für den Verein klein oder gross ist. Am einfachsten informiert ihr eure Sponsoren immer wieder über die Geschehnisse in eurem Verein.
Neu könnt ihr bei einem Mail/Newsletter Versand auch die Sponsoren anschreiben. Einfach entsprechenden Empfängerliste erstellen.
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