Kontakte importieren

Wo werden Kontakte importiert?

03-02-2015 14-00-12In jeder Kontakttabelle über das Aktionsmenü mittels Klick auf «Importieren», sofern kein Kontakt vorgängig selektiert wurde (dadurch ändern sich die Aktionen des Menüs). Nach dem Klick gelangt man zu Schritt 1 des Importprozesses.

Importdatei vorbereiten

Sie können die Importdatei in Microsoft Excel oder einem vergleichbaren Tabellenkalkulationsprogramm vorbereiten. Die Tabelle muss eine Zeile je Kontakt und eine Spalte je Datenfeld aufweisen. Für Firmen/Organisationen (mit/ohne Hauptkontakt) und für Privatpersonen muss je eine eigene Importdatei erstellt werden. Unter Umständen macht es Sinn, die Kontakte in weitere Importdateien aufzuteilen, damit Sie alle Kontakte einer Importdatei direkt einer «Zugehörigkeit» zuweisen zu können. Weitere Informationen zu Zuweisungen mittels Import finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieser Handbuchseite. Sie können die folgenden Tabellen benutzen um Ihre Daten für den Import aufzubereiten: Importhilfe-Tabellen

Überprüfen Sie, ob alle Werte der Tabelle im richtigen Format vorliegen und die offizielle Identifizierung/Benennung haben, inbesondere:

  • Anredeart: 1 (= Sie-Form), 2 (= Du-Form)
  • Geschlecht: 1 (= männlich), 2 (= weiblich)
  • E-Mail: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail in korrektem Format vorliegt.
  • Haupt E-Mail Adresse (importieren in Kontaktfeld Primäre E-Mail):  Das ist der eindeutige Identifizierer eines Kontaktes (dient u.a. als Loginname). In einer Spalte mit E-Mail-Adressen, welche Sie in das Kontaktfeld „Primäre E-Mail“ importieren wollen, darf deshalb keine E-Mail-Adresse mehrfach vorkommen. Falls Sie bei Kindern die E-Mail-Adresse eines Elternteil erfasst haben und diese bereits im System existiert oder ebenfalls in der Importdatei steht, dann sollten Sie eine weitere Spalte Eltern-E-Mail erstellen und die Adresse entsprechend dorthin verschieben.
  • Datum: Kalenderdaten (z.B. Geburtsdatum oder Eintrittsdatum) müssen im Format TT.MM.JJJJ vorliegen, also z.B. 31.12.2000
  • Nationalität: Für die Felder für die Nationalität (Nationalität 1 und Nationalität 2) muss ein Ländercode verwendet werden (z.b. „DE“, „FR“, „IT“, „GB“, etc.). Alle offiziellen Ländercodes.
  • Korrespondenzsprache: Falls Ihr Verein Mehrsprachigkeit anbieten will, können Sie mit diesem Feld die Sprache jedes Kontakts festlegen (z.b. „de“, „fr“, „it“, „en“, etc.); alle offiziellen Sprachcodes nach ISO 639.1.
  • Zugang (-srecht) zum Modul „interner Bereich“ in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Login nicht ermöglichen), 1 (= Login ermöglichen)
  • Unsichtbarkeit (im internen Bereich) in Fairgate für ein Mitglied: 0 (= Unsichtbar), 1 (= Sichtbar) [Ist im Moment nicht verwendbar]
  • Versandpräferenz (für Finanzen): 1 (= Briefpost), 2 (= E-Mail)
  • Newsletter-Abonnement: 1 (= Ja), 0 (= Nein)
  • Mitgliedschaft (System): Spalte mit den Mitgliedschaften Ihrer Organisation.
  • Eintrittsdatum / Austrittsdatum (System): Datum von 01.01.1900 bis heute ist gültig. Austrittsdatum muss jünger als das Eintrittsdatum sein und darf nicht in der Zukunft liegen.

Korrespondenzsprachen

Sie können in den Vereinseinstellungen mehrere Korrespondenz- und Systemsprachen festlegen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie Kontakte mit einer dieser festgelegten Sprachen importieren, ansonsten steht diese Importoption nicht zur Verfügung. Danach können die Sie die Kontakte/Mitglieder in ihrer jeweiligen Sprache über das Kommunikationsmodule ansprechen und falls diese Mitglieder sich in den internen Bereich einloggen (separates Modul) können sie sich dort in ihrer Korrespondenzsprache bewegen. Aktuell bieten wir Fairgate mit den folgenden Sprachen an: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.

Aliasname

Falls die Kommunikation für Korrespondenz- und/oder Rechnungsadresse an eine andere Person gehen kann ein Aliasname angegeben werden. Mit diesem Feld bzw. dieser Spalte bestimmen Sie dies individuell pro Kontakt.

Schritte im Importprozess

Schritt 1: Importdatei

Eine Datei pro Kontakttyp

Da ein Kontakt je nach Kontakttyp (Privatpersonen / Firmen mit Hauptkontakt / Firmen ohne Hauptkontakt) unterschiedliche Pflichtfelder haben, können Sie die Kontakttypen in einem Importprozess nicht mischen.

Die Pflichtfelder je Kontakttyp:

  • Privatpersonen: Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht
  • Firmen mit Hauptkontakt: Firmenname, Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht
  • Firmen ohne Hauptkontakt: Firmenname

CSV-Typ (Trennzeichen)

Die Importdatei muss eine Liste im Dateiformat CSV sein.

Die Einstellung «CSV-Typ» definiert das Trennzeichen der CSV-Datei, welche Sie als Importdatei verwenden. Ihr Tabellenkalkulationsprogramm entscheidet, welches Trennzeichen beim Erstellen der CSV-Datei verwendet wird. Beispielsweise verwendet Microsoft Excel standardmässig einen Strichpunkt als Trennzeichen. Um sicher zu stellen, mit welchem Trennzeichen Ihre CSV-Datei aufgebaut ist, öffnen Sie die Datei mit Hilfe eines Texteditors. Wir empfehlen den ; Strichpunkt bzw. Semikolon zu verwenden da Kommas auch sonst in Kontaktfeldern vorkommen können und dies den Import verfälschen würde.

Wie erstelle ich eine Datei mit Format CSV?

Zwei Beispiele:

  • Mit Windows Betriebssystem: Dazu gehen Sie in Microsoft Excel (oder einem vergleichbaren Programm) auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“.
  • Mit Excel auf OS X Bestriebssystem (Mac): Dazu gehen Sie in Microsoft Excel auf „Speichern unter“ und wählen als Dateityp zwingend „Windows-kommagetrennt (.csv)“ (zu finden unter «Spezielle Formate»). Achtung: Trotz der Bezeichnung «kommagetrennt» wird das CSV mit dieser Einstellung mit Semikolon-getrennten Werten gespeichert.

Schritt 2: Datenzuweisung

In diesem Schritt weisen Sie die Werte der Spalten Ihrer Importdatei den existierenden Fairgate Kontaktfeldern zu. Die Option „Erste Zeile nicht importieren“ sollten Sie dann wählen, wenn es in Ihrer Importdatei Spaltentitel gibt. Beachten Sie zudem die zwingend notwendigen Kontaktfeldzuweisungen (siehe oben ‚Pflichtfelder je Kontakttyp‘).

Schritt 3: Importdateikorrektur

Falls das System in Ihrer Datei Fehler findet, wird Ihnen das in diesem Schritt angezeigt. Sie könne anhand der Korrekturinformationen Ihre Datei berichtigen und im gleichen Schritt nochmals hochladen. Beachten Sie, dass Sie keine Spalten entfernen sollten, da erneut die Datenzuweisungen aus Schritt 2 verwendet werden.

Schritt 4: Duplikatehandhabung

Duplikate werden beim Import erkannt, wenn entweder:

  • Name und Vorname oder
  • Name und Geburtsdatum oder
  • primäre E-Mail-Adresse

doppelt vorhanden sind. Sie können dann wählen, ob Sie die zu importierenden Kontakte verwerfen oder trotzdem importieren möchten. Da das Kontaktfeld «Primäre E-Mail» ein eindeutiger Identifizierer und zugleich der Login eines Kontaktes ist, kann bei einer Übereinstimmung bei diesem Feld nur die Option „Importierender Kontakt verwerfen“ gewählt werden, da derselbe Login nicht zweimal vergeben werden kann. Falls zwei Kontakte, zum Beispiel zwei junge Geschwister, nur die Mailadresse ihres Vaters oder ihrer Mutter haben, ist es zu empfehlen das Kontaktfeld „E-Mail Eltern“ zu verwenden. Wollen Sie keine neuen Kontakte importieren, sondern bestehende aktualisieren, müssen Sie den Import «Existierende Kontakte aktualisieren» benutzen. Dazu wählen den gleichlautenden Reiter, an Stelle von «Neue Kontakte importieren».

Schritt 5: Zugehörigkeiten und Mitgliedschaft

Im letzten Schritt können Sie optional ALLEN Kontakten der verwendeten Importdatei gemeinsame Zugehörigkeiten zuweisen. Hier können Sie auch die Mitgliedschaft zuweisen lassen falls Sie diese korrekt und gleich im Excel und Fairgate benannt haben (Spalte und Einträge).  Dabei wir auch das Eintrittsdatum für Mitglieder berücksichtigt sofern gültig. Haben Sie Ex-Mitglieder mit einem Austrittsdatum dann wir auch das berücksichtigt (diese dann ohne Mitgliedschaft importieren). Falls Sie Kontakte danach archivieren möchten, dann müssten Sie dies allerdings manuell nach dem Import tun.

Individuelle Zugehörigkeiten importieren

Wie bereits erwähnt können Sie im letzten Schritt nur gemeinsame Zugehörigkeiten für alle importierten Kontakte definieren. Vielfach werden Sie jedoch unterschiedliche Zugehörigkeiten haben. In diesem Fall müssen Sie sich eines Workarounds mit temporären Hilfskontaktfelder behelfen:

Während Sie die CSV-Liste für den Import vorbereiten, erstellen Sie für jede gewünschte Zuweisung eine neue Spalte, z.B. eine Spalte mit dem Namen „Teamzuweisung“. Nun schreiben Sie bei jedem Kontakt in die Zeile, zu welcher Mannschaft (z.B. „Junioren A“) dieser gehört. Achten Sie darauf, dass Sie die Gruppierungen immer identisch schreiben.

Vor dem Import erstellen Sie in den Kontaktfeldereinstellungen für jede Spalte im Importdatei ein zusätzliches Kontaktfeld mit dem gleichen Namen. Beim Import stellen Sie diese Felder einander dann gegenüber. Nach abgeschlossenem Import hat jeder Kontakt unter dem erstellten Kontaktfeld die Information, welcher Gruppierung er zugewiesen ist. Somit können Sie die Zuweisung aller Zugehörigen einer Gruppierung vornehmen, indem Sie die Kontakte filtern und dann zuweisen. Bei «Kontakttabelle/Filter» können Sie beispielsweise folgende Auswahl treffen:

Teamzuweisung          enthält         Junioren A

Mit diesem Filter werden Ihnen nun alle Kontakte angezeigt, welche im Junioren A Team sind. Wählen Sie jetzt alle Kontakte aus (auf der linken Seite den Haken in die oberste Checkbox setzen) und ziehen diese nach links auf das entsprechende Team oder klicken auf die Aktion «Zuweisen zu…» und wählen dort das entsprechende Team aus.

Wichtig: Am Schluss das Datenfeld „Teamzuweisung“ löschen, damit es später nicht für Verwirrung sorgt.

Aktualisierungsimport (Update-Import)

Alle Informationen dazu finden Sie hier.

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