Automatisierte Sponsorenrechnungen

Erste Schritte

Damit die Sponsorenrechnungen automatisch in Ihren Rechnungsentwürfen erscheinen, müssen zunächst ein paar Einstellungen vorgenommen werden.

In den Sponsorenleistungsdetails sollte natürlich ein Zahlungsplan hinterlegt sein.

In den Einstellungen der Fakturierung unter „Standardwerte für Sponsorenrechnungen“ legen Sie fest, wann die Rechnungsentwürfe automatisch erstellt werden sollen. Danach kommen die üblichen Einstellungen für Rechnungen (Einleitungs- und Abschlusstext, Zahlungsfrist etc.).

Im Unterschied zu anderen Rechnungen können Sie im Abschnitt „Artikel“ einstellen, ob die Texte der Leistungs-Artikel übernommen werden sollen oder auch generell andere Texte hinterlegen. Hier wählen Sie ebenso aus, welcher MwSt.-Satz fällig wird und auf welchem Ertragskonto gebucht werden soll.
Die Details der Artikel werden aus den Leistungen übernommen. Sie können jedoch unter Fakturierung – Sponsorenleistungen eigene Texte für die Rechnungsstellung hinterlegen.

Sobald die Grundeinstellungen definiert wurden, sehen Sie unter „Fakturierung“ – „Rechnungen“ die geplanten Rechnungen den nächsten zwei Geschäftsjahre im entsprechenden Abschnitt in der Seitenspalte. Pünktlich nach den eigestellten Fristen werden die Rechnungsentwürfe nach Plan in Entwürfe eingestellt. Selbstverständlich müssen diese dann noch aktiviert und versendet werden. Bei Bedarf können sie im Entwurfsstatus wie gewohnt beliebig bearbeitet werden.

In den globalen Einstellungen kann man einstellen, ob die Einstellungen in der Fakturierung oder/und in der Sponsorenverwaltung vorgenommen werden können. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn unterschiedliche Personen Administrationsrechte für Sponsorenverwaltung und Finanzmodul haben.

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