Kontakte Importieren aus V3 ins V4

Wenn Sie bereit sind Ihre Organisation definitiv auf die neue Version 4 von Fairgate um zu ziehen, können Sie diesem Ablauf Schritt für Schritt folgen. Die Schritte sind kurz erklärt, für ausführlichere Erklärungen wollen Sie bitte in den jeweiligen Handbuchseiten nachlesen z.b. hier:

In V3

  1. Gewünschte Kontakte in der Sidebar oder einem Filter definieren. Exportdateien nach Typ getrennt erstellen: Privatpersonen, Firmen mit Hauptkontakt, Firmen ohne HK.
    1. Dies wäre auch ein guter Zeitpunkt um nicht mehr benötigte Kontakte zu archivieren oder ganz zu löschen. Das kann den Import erleichtern.
  2. In den Tabelleneinstellungen die Spalten auswählen die Sie exportieren wollen (inkl. Geschlecht und Anrede). Rollen (wie z.b. Mitgliedschaften) können über Zugehörigkeiten dargestellt und schlussendlich exportiert werden.
  3. Ohne Selektion von Kontakten direkt ins Aktionsmenü gehen und „Exportieren“, es werden alle gefilterten Kontakte exportiert.
  4. CSV Datei speichern für den Import in V4.
    1. In Ihrer Tabellenkalkulation die CSV Datei öffnen und Geschlecht- und Anrede-Werte mit 1 bzw. 2 ersetzen

In V4

  1. Vorbereitungen: Mitgliedschaften aus V3 sind Rollen, im V4 gibt es dedizierte Mitgliedschaften. Diese erstellen falls benötigt. Andere Rollen oder Mannschaften analog zu V3 in V4 erstellen.
    1. Benötigte Zuweisungen zu Rollen können Sie nach dem Import vornehmen. Erstellen Sie dafür temporäre Kontaktfelder, weitere Infos hierzu unter Punkt 5 in der Importanleitung von V4.
    2. Kontrollieren Sie ob die zu importierenden Kontakte nicht bereits in der Lösung bestehen, sonst gibt es Dukplikatswarnungen.
  2. Die Daten nach Typ importieren: Privatpersonen, Firmen mit Hauptkontakt, Firmen ohne HK.
    1. Wenn Sie die Mitgliedschaften als Rolle exportieren, können Sie diese im Import zu Beginn dem Systemfeld Mitgliedschaft zuweisen. Das klappt sofern diese in V4 und dem csv genau gleich benannt wurden.
    2. Spezialfall: Falls sie nur eine Mitgliedschaft haben (typischerweise „Aktive“) und alle zu importierenden Kontakte zugewiesen werden sollen, dann können Sie diese am Ende des Importprozesses zuweisen.
  3. Kontakte den Rollen zuweisen indem Sie die temporären Kontaktfelder mittels Filter zur Selektion verwenden. Am Schluss unbedingt die temporären Datenfelder löschen.

 

War diese Hilfeseite hilfreich?
[Gesamt:0    Durchschnitt: 0/5]